まずいぞ！個人情報保護法改正6～本人から個人情報の開示を求められたとき、どうすればよいか～

第６回は、⑤個人情報の本人開示　の話です。

ご本人から個人情報の開示を求められたときや、苦情等の対応です。

ご本人から個人情報の開示を求められたときの対応についてですが

原則として、その開示をしなければなりません。（例外として、個人情報保管が一時的な場合などは不要ですが、この要件に該当するかは専門的な判断が必要です）

ただここで注意をしなければならないのは「本人」かどうかの確認をきちんとしなければならないことです。

一般的には、免許証などの身分証明書を見せてもらうことがよいですが、それ以外にも、本人しか一般的にわからない情報（生年月日・住所・干支など）で照合して判断することも許される場合があります。

案外、干支というのは、（別人の名前を使っているときには）すっと出てこないことも多いので、本人確認のときに使われることが多いといえます。

また、苦情対応についても

①事業者の名称、

②利用目的、

③請求手続の方法、

④苦情の申出先、

⑤認定個人情報保護団体に加入している場合、当該団体の名称及び苦情申出先

の５点については、明らかにしておくか、問い合わせがあればすぐ回答できるようにしておくよう準備しておくことが求められます。

「認定個人情報保護団体」というのは、個人情報保護をする管理団体のことで、業種ごとに決まっていますので、こちらも各種主務官庁か、弁護士にお尋ねください。

なお、例外事項などもございますので、詳しい情報や、整備方法は、弁護士のアドバイスが不可欠といえます。

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まずいぞ！個人情報保護法改正5～ほかのひとに提供する場合の２つの注意点～

第５回は、④個人情報の提供　の話です。

個人情報を第三者に渡す場合は、本人の同意が必要となります。

勝手に、人の名前や携帯電話の番号を教えてはいけないことになります。

しかし、そうはいっても、警察などから情報提供を求められたり、過去に所属していた従業員の新たな勤務先から照会があったりしたとき、どうしたらいいのか悩むでしょう。

また、ダイレクトメールを送信するときに、業者に委託したいのに、それもできなくなるのか？とお思いの方もいるかと思います。

今回は、個人情報を第三者に渡す時に覚えておきたい２つのルールをお教えします。

一つは、「利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合」は、きちんと監督することを条件としていれば、本人の同意は不要です。

そのため、DMを送信するときに、業者に顧客名簿を渡すこと自体は問題がないのです。

しかしながら、そもそもDMの送付名簿の方々に、利用目的としてDMを送るなどをしても良いかどうかを明記しておく必要はあります。

また監督として、目的外利用しないことや、終わったらすぐ廃棄するなどを書面で約束させることも必要となります（ここは弁護士に詳細を確認していただくのがベストです。）

二つ目は、警察などからの法令上の問い合わせには答えてよいというルールです。

警察からの捜査依頼が法令に基づく場合には、本人の同意がなく警察に対して提供しても、第三者提供の制限に違反することにはなりません。

ただ、これは「法令上の問い合わせ」でなければならず、従業員の新たな勤務先からの照会があったときに、教えてよいかは本人の同意が必要となりますので、ご注意ください。

二つ目の要件は、想像以上に狭いので、弁護士のアドバイスをあらかじめ受けておくのがよいでしょう。

以上のことを注意して、個人情報を他の人に提供するのがよいでしょう。

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まずいぞ！個人情報保護法改正４～管理～

第４回は、③個人情報の管理　の話です。

個人情報は、「安全に管理」することが求められます。

さて、「安全」とはいっても、予算がない中小企業では、どこまでやることが求められているのでしょうか。

２つ行うべきことがあります。

一つは、パスワード化です。電子ファイルであれば、パスワードを設定したり、書面であれば、その戸棚に鍵をかけ、そのパスワードや鍵を、一部の管理者しか知らないようにしておくのがよいでしょう。

二つ目は、社員教育です。

従業員が勝手に言いふらしたり、私的に使わないよう、一時間程度の講義をしておくのがよいでしょう。

これらをしておけば、万一個人情報が漏れたとしても、貴社の責任が問われることは少ないのではないかと思われます。

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まずいぞ！個人情報保護法３～利用で注意する２つのポイント

今回は、改正された個人情報保護法のうち、個人情報の「利用」について解説します。

ポイントはたった２つです。

・特定した利用目的で使うのが原則

・それ以外で利用したいときには同意を得なければならない

個人情報は、あらかじめ定めて、伝達・公表した利用目的の範囲内でしか使ってはいけません。

そのため、利用目的を定めるときは、「どこまでつかうのか」ということを、きちんと考えておくべきでしょう。

よくあるのは、メルマガなどの宣伝のために使いたい場合です。そのような場合でも、勝手に使ってしまうのはルール違反となってしまうのです。

あらかじめ取得していた個人情報でも、今後、他の利用目的のために使うときは、同意を得なければならなくなりました。

そのとき、どのような書面で同意をもらうべきなのか、弁護士に相談しながら対応するのがよいでしょう。

差し迫った個人情報保護法の整備は、弁護士におまかせください。

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弁護士　杉浦智彦

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